Projektmanagement 2.0

Mit dem Enterprise Social Network Projekte effizienter und harmonischer planen, steuern und erledigen. Projektmanagement 2.0 – die neue Stufe für Zusammenarbeit und Team-Kommunikation.

Projektmanagement 2.0 via Enterprise Social Networks und Social Intranet

Der Begriff Projektmanagement 2.0 wird erst von wenigen deutschen und Schweizer Unternehmen verwendet; als flächiger Standards setzt sich Projektmanagement 2.0 erst ab 2014 durch. Worum geht es: im Zeitalter der digitalen Transformation von Wirtschaftsabläufen verändert sich das Planen, Koordinieren, Steuern und Erledigen von Projekten. Die klassische Zusammenarbeit war durch lokalen Fokus, persönliche Beziehungen zwischen Projekt-Teilnehmern und durch eine persönliche, direkte Kommunikation geprägt. Der Prozess- und Kulturwandel verändert auch die Projekt-Zusammenarbeit zur Standort- und Abteilungsübergreifenden Projektkollaboration mit virtuellen, dezentralen Beziehungen und Prozessen, und führt damit zum Projektmanagement 2.0.

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Bild: eine Satire auf das klassische Projektmanagement

Das Problem im Projektmanagement: durch die klassische Informationsflut und 3-Ecken-Kommunikation via eMail findet der Austausch unter Kollegen und die Zusammenarbeit nicht zentral und damit eher „unsichtbar“ / nicht greifbar statt.

Dem Intranet als Ablage von Dokumenten und Wissen fehlt die Echtzeit-Kommunikation, um Wissen und Dateien direkt im Team zu verteilen. Die eMail widerum ermöglicht keine offene Team-Kommunikation und ist kein Medium für den internen Austausch.

Projektabläufe werden dynamischer und komplexer, Wissen innerhalb eines Projektteams verteilt sich auf viele Spezialisten und muss transparent im Team zugänglich gemacht werden.

Die Bedeutung vom Projektmanagement 2.0 für Unternehmen: Die Lösung ist das Projektmanagement 2.0 über ein Enterprise Social Network wie JaOffice, über das zentral alle Kernarbeitsprozesse im Projektmanagement 2.0 verzahnt werden.

Die Projektkoordination wird mit dem JaOffice Enterprise Social Network als Projektmanagement 2.0-Tool trotz virtueller Zusammenarbeit zentral gesteuert, und die Kommunikation aller Projektteilnehmer erfolgt ebenso zentral und vor allem in Echtzeit, statt per indirekter Kollaboration via eMail.

JaOffice nutzt die wirkungsvollen Effekte von Crowdsourcing und Social Collaboration auch im Projektmanagement 2.0.

Anwendungsbeispiel – Projektmanagement 2.0 mit dem JaOffice Enterprise Social Network

Wie ein Enterprise Social Network funktioniert

Das Funktionsprinzip von JaOffice für das Projektmanagement 2.0: direkt und gemeinsam arbeiten

JaOffice als Enterprise Social Network funktioniert im Projektmanagement 2.0 als zentrales Arbeits- und Kommunikationsportal: via JaOffice werden im Projektmanagement steife, indirekte Kommunikationsstrukturen abgebaut und solche aufgebaut, die Wissens- und Projektbezogen sind, statt rein hierarchisch.

Die Kommunikation zwischen Projekt-Teilnehmern findet zentral und reguliert statt (offen oder geschlossen). Insbesondere in Unternehmen, in denen Teams Standort- und Abteilungsübergreifend an Projekten arbeiten – also in Strukturen, die keine direkte, gemeinschaftliche Kommunikation ermöglichen – spielt JaOffice seine Vorteile für das Projektmanagement 2.0 eindeutig aus.

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Verschiedene Nutzer-Rollen für sicheres Projekt- management und geschützte Informationen

JaOffice ermöglicht im Projektmanagement 2.0 über verschiedene Nutzer- und Admin-Rollen, dass Informationsprozesse und der Zugang zu Dateien, Beiträgen und weiteren Projektinhalten individuell nach Projektanforderung und Schutzbedürfnis geregelt wird. Dies ist insbesondere beim Einsatz von Social Collaboration Software wichtig, mittels derer der Informationsaustausch und die Kommunikation standardmäßig öffentlich stattfinden.

Drei verschiedene Admin-Rollen regeln z.B. Zugriffe für das Design, für das Content-Management, für die Nutzerverwaltung, für die Einrichtung von Extranets, falls das Projektmanagement 2.0 auch unternehmensexterne Kontakte involviert.

JaOffice ist in Deutschland und in der Schweiz anerkannt als Hochsicherheit-Enterprise Social Network und gewährleistet auch im Projektmanagement 2.0 Informationssicherheit und Datenschutz unter höchsten Maßstäben.

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Im Projektmanagement 2.0 offen oder geschlossen kommunizieren – JaOffice kann beides

JaOffice als Tool für das Projektmanagement 2.0 bietet verschiedene Gruppentypen, die eine thematische und Organigrammbedingte Informationssicherheit in der Projektkommunikation ermöglichen:

Offene Gruppen: alle Mitarbeiter des Unternehmens können dieser Projektgruppe beitreten und Veröffentlichungen lesen und schreiben sowie Inhalte einstellen.

Geschlossene Gruppen: zum Beitritt in die Projektgruppe ist eine Einladung durch den Admin erforderlich.

Geschlossene, geheime Gruppen: diese geschlossene Projektgruppe ist zusätzlich nicht in der öffentlichen Gruppenliste sichtbar.

Offizielle Gruppen: nur die Leiter dieser Projektgruppe können etwas veröffentlichen; andere Mitarbeiter können lediglich lesen.

So können z.B. Projekte im Patentwesen über JaOffice als Projektmanagement 2.0 vollständig geschlossen und mit schreibgeschützten Dokumenten abgewickelt werden und Projekte aus dem Marketing maximal öffentlich, um kreative Prozesse durch möglichst viele und Hierarchie-gelöste Inputs zu beflügeln.

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Projektmanagement 2.0 kombiniert Dokumente, Kommunikation, Kontakte und Wissen in einem Portal

Anders als Intranet und eMail bringt JaOffice als Projektmanagement 2.0-Portal alle Dokumente, Wissensdatenbanken und Projektinformationen dorthin, wo sie am effektivsten sind: mitten in die Team-Kommunikation.

Die Projektkommunikation und Dokumente bzw. andere Inhalte werden in JaOffice virtuell verzahnt. Mitarbeiter brauchen nicht mehr zwischen Intranet als statische Dateiablage und indirektem Kommunikationstools wie eMail zu wechseln – sie steuern und erledigen Projekte direkt im Projektmanagement 2.0-Portal.

Die Zusammenarbeit beim Projektmanagement 2.0 findet in Form von Fragen / Antworten, Diskussionen oder Bewertungen kollaborativ in Echtzeit statt, ohne z.B. aufwendig einzelne eMail-Antworten zu öffnen, zu verstehen und weiterzuleiten.

Screenshot: ein Mitarbeiter stellt im Projektmanagement 2.0-Portal eine Frage für das Thema “Elektromotor”. Seine Kollegin als Elektromotor-Ingenieurin hat das Thema abonniert und antwortet mit der passenden Datei.

Wie ein Enterprise Social Network funktioniert

Das Funktionsprinzip von JaOffice für das Projektmanagement 2.0: direkt und gemeinsam arbeiten

JaOffice als Enterprise Social Network funktioniert im Projektmanagement 2.0 als zentrales Arbeits- und Kommunikationsportal: via JaOffice werden im Projektmanagement steife, indirekte Kommunikationsstrukturen abgebaut und solche aufgebaut, die Wissens- und Projektbezogen sind, statt rein hierarchisch.

Die Kommunikation zwischen Projekt-Teilnehmern findet zentral und reguliert statt (offen oder geschlossen). Insbesondere in Unternehmen, in denen Teams Standort- und Abteilungsübergreifend an Projekten arbeiten – also in Strukturen, die keine direkte, gemeinschaftliche Kommunikation ermöglichen – spielt JaOffice seine Vorteile für das Projektmanagement 2.0 eindeutig aus.

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Projektmanagement 2.0 ermöglicht echte Team-Zusammenarbeit

Dateien und Dokumente können ins JaOffice Projektmanagement 2.0-Tool hochgeladen und versandt werden, oder die Inhalte gelangen über Kollegen- oder Themenabos automatisch zu relevanten Projektmitarbeitern.

Wird an einem Projekt gearbeitet, dass verschiedene Dateien beinhaltet, können diese miteinander verbunden werden. Mitarbeiter müssen somit nicht – wie im klassischen Intranet – mühevoll suchen, ob es weitere Dokumente und Informationen gibt.

Dokumente können im JaOffice Projektmanagement 2.0-Tool als offiziell markiert werden und so einen Schreibschutz erhalten. Die Versionsverfolgung des Projektmanagement 2.0-Portals ermöglicht das Prüfen und ggf. die Wiederherstellung von Dokumenten.

Datei- und Dokumentenseiten bieten in JaOffice ein Diskussionspanel. So können mehrere Mitarbeiter im Projektmanagement 2.0-Portal an einem Dokument arbeiten, sich während der Erstellung absprechen, Experten einladen etc., ohne ständig die Datei per eMail zu versenden, verschiedene neue Versionen “einzusammeln” und diese in einem Textprogramm zu prüfen bzw. Änderungen zusammenzuführen.

Screenshot: im Projektmanagement 2.0-Portal wird ein Wiki / eine Wissensdatenbank erstellt und mit zwei Themen markiert. Vier Mitarbeiter erhalten automatische Benachrichtigungen, dass ein neues Wiki zu ihrem Thema erstellt wurde und abonnieren das Dokument. Der Autor hat die Wissensdatenbank als öffentlich markiert, sodass auch seine Kollegen daran arbeiten und dieses erweitern können.

Projekt-Landingpages als 360°-Arbeitsbereich

JaOffice bietet ein einzigartiges Feature im Sektor der Projektmanagement 2.0-Tools: individuelle Seiten können für einzelne Projekte erstellt werden. Die Funktionsseiten kombinieren für das Projektmanagement 2.0 beliebige Widgets für die Zusammenarbeit sowie konkrete Ressourcen zu einem Projekt. Projekt-Teilnehmer greifen über diese Seite auf jegliche Projektressourcen, Kontakte, Funktionen und Beiträge zu. Der Wechsel zwischen Programmen und sogar in andere Ebene eines Intranets oder Projektmanagement-Tools entfällt, was den Ablauf von Projekten erheblich beschleunigt und vereinfacht.

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Experten finden und kontaktieren

Kontakte und Knowhow werden in JaOffice als Projektmanagement 2.0-Portal in den Arbeitskontext gestellt: die Suche findet Experten für ein Suchthema oder sogar für eine Datei nicht nur anhand der Arbeitsplatzbeschreibung in den Kontaktdetails, sondern über konkrete Publikationen und Projektengagements. Per Klick auf den Experten-Namen in der Suchanalyse können Projekt-Teilnehmer den Experten entweder per persönlicher Nachricht oder, falls Zugriffsrechtlich ermöglicht, direkt in der betreffenden Projektgruppe des Projektmanagement 2.0-Portals kontaktieren. Die Visualisierung von Experten in der Projektmanagement 2.0-Suche vermeidet das zeitaufwendige und störende “Herumfragen”

Projektmanagement 2.0 verteilt Informationen automatisch und in Echtzeit

Im JaOffice als Projektmanagement 2.0-Portal können Mitarbeiter Kollegen, Dateien und Dokumente sowie Projektthemen abonnieren. Wird etwas Neues erstellt oder aktualisiert, erhalten alle Abonnenten in Echtzeit eine automatische Benachrichtigung in ihrer Projekt-Inbox oder auf ihre eMail. Hierdurch wird im Projektmanagement 2.0-Tool jeglicher Projekt-Fortgang vollautomatisch und ohne Zeitverzug kommuniziert und Projekt-Teilnehmer just-in-time auf dem Laufenden gehalten, ohne selbst ständig und mühevoll nach Updates oder Aktuellem zu suchen.

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Screenshot: ein Mitarbeiter abonniert aus der Themenübersicht seines Projektmanagement 2.0-Portals das Thema “Elektromotor”.
Screenshot: ein Mitarbeiter erhält automatische Benachrichtigungen (rote Glocke) seiner abonnierten Kollegen, Dateien und Themen.
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Projektmanagement 2.0 – Wissen entwickeln und bereitstellen

Wissen ist einer der essentiellen Erfolgsfaktoren im Projektmanagement. Per JaOffice als Projektmanagement 2.0-Portal lassen sich Wissensdatenbanken (Wikis) erstellen.

Diese Wissensdatenbanken können mit Bildern und Links zu anderen Dateien und Webseiten angereichert werden.

Über Personenmarker und Themenindexe werden die Wissensdatenbanken von JaOffice als Projektmanagement 2.0-Tool automatisch an relevante Kollegen verteilt – Wissen kommt aktiv auf die Projekt-Teilnehmer zu und muss nicht mehr, wie im klassischen Intranet, gesucht werden.

Auch wenn ein Wiki im Projektmanagement 2.0-Tool geändert und ergänzt wird, erhalten Projekt-Teilnehmer eine automatische Nachricht inklusive der aktuellen Version. Mehr Infos zum Wissensmanagement 2.0 finden Sie hier.

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Sekundenschnelle Abstimmungsprozesse in Echtzeit

Projektmanagement müssen Mitarbeiter oft das Okay von anderen einholen oder Freigaben einfordern. Diese Feedbacks müssen schnell und einfach gehen. Mittels JaOffice als Projektmanagement 2.0 können Projekt-Teilnehmer per Klick Zustimmungen oder Ihr OK kommunizieren, z.B. für Zeitabläufe, für die Veröffentlichung von Dokumenten oder für die Freigabe von Bildern. Jeder Beitrag, der via JaOffice Projektmanagement 2.0 erstellt und verbreitet wird, kann mit einem „Gefällt mir“ markiert werden. Autor und Projektverantwortlicher sehen im Projektmanagement 2.0-Portal, wer diese Zustimmung gegeben hat und wieviele Projektteilnehmer einem Konsens zugestimmt haben.

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Erfolgreiches Ideenmanagement durch Crowdsourcing

Mit dem integrierten Ideenmanagement des JaOffice Projektmanagement 2.0-Portals können Projekt-Teilnehmer Ideen einstellen und verbreiten. Kollegen können diese Ideen via Klick ins Ideenpanel bewerten.

Anschließend können Ideen direkt im Projektmanagement 2.0-Tool entwickelt und durch verschiedene Stufen begleitet werden.

Mit diesem dokumentierten Ideenmanagement ermöglicht JaOffice JaOffice, dass gute Ideen wirklich Gehör finden. Quantität und Qualität der Ideen wachsen somit im Projektmanagement.

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Eventverwaltung und Umfragefunktion für das Projektmanagement 2.0

Das JaOffice Projektmanagement 2.0-Portal verfügt über eine Umfrage-Funktion. Mit dieser können in einem Projekt Abstimmungsprozesse beschleunigt werden, da verschiedene Möglichkeiten und Szenarien – z.B. für eine Produktgestaltung oder eine zukünftige Marketingstrategie – gemeinsam im Team und vor allem in Echtzeit durchgespielt werden können.

Auch bei der Umfragefunktion macht sich das Projektmanagement 2.0-Tool JaOffice das Crowdsourcing zu Nutze. Die Umfragefunktion kann auch zur Abstimmung für Events und Termine genutzt werden. Ist ein Termin gefunden, kann dieser direkt ins Outlook oder in iCal-Kalender gesendet werden.

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Neue Projekt-Teilnehmer via Social Network schnell onboarden

JaOffice unterstützt die Team-Kommunikation: Social Collaboration bringt Mitarbeiter näher zusammen und bindet neue Mitarbeiter schneller in ein Projekt sowie in die Prozesse des Projektmanagement 2.0 ein als das Intranet und die eMail.

Durch die direkten, sozialen Beziehungen sowie durch die offene und thematisch strukturierte Kommunikation im Projektmanagement 2.0-Portal finden sich neue Mitarbeiter schneller im Projekt zurecht und können sich rasch qualifizierter einbringen.

Durch das Enterprise Social Network JaOffice fühlen sich neue Mitarbeiter rasch involviert und zugehörig. Das wirkt sich positiv auf eine schnellere Projektpartizipation aus.

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