Social Intranet

Social Intranet 2.0 - das neue Level für interne Kommunikation und Zusammenarbeit. JaOffice kombiniert klassische Intranet-Funktionalität, wie zentrale Datenverwaltung, mit interaktiver Team- kommunikation. JaOffice beflügelt so die Kernarbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen.

JaOffice - das Social Intranet 2.0 für deutsche Unternehmen

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Funktionsprinzip Social Intranet 2.0: direkt und im Team kommunizieren.

Das Social Intranet 2.0 ist das moderne Arbeits-und Kommunikationsportal in Unternehmen:

Via Social Intranet 2.0 Software werden steife, indirekte Kommunikationsstrukturen abgebaut und solche aufgebaut, die Wissens- und Projektbezogen sind, statt rein hierarchisch.

Insbesondere in Unternehmen, in denen Teams Standort- und Abteilungsüber- greifend an Projekten und Aufgaben arbei- ten; also in Strukturen, die keine direkte, gemeinschaftliche Kommunikation ermöglichen – spielt eine Social Intranet 2.0 Software ihre Vorteile eindeutig aus.

Das Social Intranet 2.0 – gemeinsam besser arbeiten. Für Menschen ist es intuitiv, um sich herum soziale Netzwerke aufzubauen, um produktiv(er) zu sein, denn: mit vereinten Kompetenzen und Erfahrungen geht alles schneller. Aus der heutigen Partizipationskultur wächst auch das Bedürfnis, am Arbeitsplatz soziale Netzwerke aufzubauen, über diese schneller im Team zu kommunizieren und Aufgaben zu bewältigen. Das ist die Stunde der Social Intranet 2.0 Software.

JaOffice ist ein Intranet, mittels dessen Unternehmen interne Netzwerke als zentrale Arbeitsräume schaffen, über Abteilungen und geografische Strukturen hinweg. Mitarbeiter können in diesen virtuellen Räumen des Social Intranet 2.0 miteinander kommunizieren, gemeinsam an Dateien, Dokumenten und Projekten arbeiten, Wissen und Ideen austauschen, Kontakte und Experten finden sowie Informationen verbreiten und empfangen. Mit JaOffice wird das Intranet zur echten Kollaborationsplattform, die Kernarbeitsprozesse beschleunigt, wie das Projektmanagement, das Ideen- und Innovationsmanagement, das Wissensmanagement etc.

Neue Möglichkeiten für die Top Down Kommunikation: mit dem JaOffice Social Intranet 2.0 können Unternehmen die interne Kommunikation effektiver abwickeln und steuern, d.h. Bekanntmachungen über das Unternehmen, Events und Neuigkeiten rasch, aufmerksamkeitsstark und sympathisch an Mitarbeiter verbreiten.

Bekanntmachungen vom Unternehmen an Mitarbeiter können über die JaOffice Social Intranet 2.0 Software schneller und aufmerksamkeitsstärker verbreitet werden als per Mitarbeitermagazin und eMail-Newsletter:


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Die Zusammenarbeit innerhalb von Projekten oder Abteilungen gelingt durch die zentrale und offene Teamkommunikation per Social Intranet 2.0 Software in Echtzeit leichter und schneller:


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Aus Social Intranet 2.0 Software ensteht das logische Intranet

Die Social Intranet 2.0 Software JaOffice bündelt alle Kernarbeitsprozesse und kombiniert für diese sowohl Kontakte bzw. Experten, relevante Dateien, Dokumente und Informationen sowie Wissen und die gesamte Teamkommunikation:

» Verbreitung von Unternehmensnachrichten (Top Down Communication)
» Teamkommunikation zwischen Mitarbeitern (Collaboration Communication)
» Projekt- und Aufgabenmanagement
» Teamarbeit an Dokumenten und Dateien
» Wissensmanagement
» Ideenmanagement
» Einarbeitung neuer Mitarbeiter
» Talentmanagement

Screenshot: Das Menü des Social Intranets einer Yachtmanufaktur linksseitig zeigt, dass die JaOffice Social Intranet 2.0 Software Kontakte und Personen, Diskussionen und Informationen, Dateien und Wissensdatenbanken sowie Ideen und Events / Termine kombiniert und diese in Gruppen strukturiert.

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Mit Social Intranet 2.0 Software wird auch das Mitarbeiter-Magazin “social”

Mit dem JaOffice Social Intranet 2.0 können Verantwortliche für interne Kommunikation das Mitarbeiter-Magazin erweitern und dessen Inhalte verbessern.

Interessante Inhalte schneller durch internes Crowdsourcing finden: Social Intranet 2.0 Software ermöglicht, dass Mitarbeiter, die interessantes in ihrer Abteilung oder im Unternehmen entdecken, nun direkt mit Verantwortlichen für Interne Kommunikation kollaborieren, denn: die Interne Kom- munikation kann nicht überall Ohren haben, und teils werden durch “lange Wege” aktuelle Infos mit Verzögerung publiziert; dann, wenn sie schon gar nicht mehr aktuell sind.

Mit JaOffice als interne Kommunikationslösung können zudem wichtige Informationen an Mitarbeiter rascher, aktueller und kostengünstiger verbreitet werden als per Mitarbeiter-Printmagazin. Durch die #-Tags und @-Erwähnungen ist ein Social Intranet 2.0 zudem aufmerksamkeitsstärker als eMail-Newsletter oder klassische Intranet-Meldungen, weil diese durch deren statisches Layout nur selten beliebt sind und kaum gelesen werden.

Zusätzlich können mit JaOffice binnen weniger Minuten themenspezifische Informationen lanciert werden. Der Clou – durch die #-Tag-Themenabonnements braucht die Interne Kommunikation alle relevanten Empfänger nicht mehr mühsam ausfindig machen und spezifische Empfängerlisten erstellen bzw. verwalten. In JaOffice werden solche spezifischen Meldungen mit passenden #-Tags markiert und via Social Intranet 2.0 Software publiziert. Alle Interessenten und Fachkollegen, für die diese Themen relevant sind, erhalten vom System eine automatische Benachrichtigung, dass eine Fachinfo veröffentlicht wurde.

Screenshot: die kompakte Ausgabe des Mitarbeiter-Magazins der Ostwerft AG, inklusive wichtigen News und Events, zu denen sich Mitarbeiter direkt auf der Magazin-Seite per Klick anmelden können. Der Clou: dieser digitale Teil des Magazins kann via Social Intranet Software nicht nur gelesen, sondern kommentiert werden. Mit interaktiven Widgets wird z.B. ein Ideen-Aufruf gestartet mit Bitte, diese Idee zu bewerten. Auch der Aufruf an Mitarbeiter, Inhalte für die nächste Ausgabe vorzuschlagen, wird in einer separaten Gruppe direkt im Social Intranet 2.0 mit der Internen Kommunikation diskutiert.

Social Intranet 2.0 Software – Individuelle Seiten für Abteilungen, Projekte und Events

JaOffice als Social Intranet 2.0 Software ermöglicht die Gestaltung von individuellen Seiten via Drag-n-Drop. Diese können z.B. erstellt werden.

» als thematisch passende Start- und Willkommensseiten für jede Abteilung,
» als zentrale Projekt-Arbeitsseite inklusive Dateien, Wikis und Ideen und Kontakten,
» als interne Promotion- und Einladungsseite für Events und Termine,
» als digitales Mitarbeiter-Magazin, dessen Layout dank Drag-n-Drop binnen wenigen Minuten steht.

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Offen oder geschlossen kommunizieren – die JaOffice Social Intranet 2.0 Software kann beides

JaOffice als Social Intranet 2.0 Software bietet verschiedene Gruppentypen, die eine thematische und Organigrammbedingte Informationssicherheit in der Projekt- oder Teamkommunikation ermöglichen:

Offene Gruppen: alle Mitarbeiter des Unternehmens können dieser Gruppe beitreten und Veröffentlichungen lesen und schreiben sowie Inhalte einstellen.

Geschlossene Gruppen: zum Beitritt in die Gruppe ist eine Einladung durch den Admin erforderlich.

Geschlossene, geheime Gruppen: diese geschlossene Gruppe ist zusätzlich nicht in der öffentlichen Gruppenliste sichtbar.

Offizielle Gruppen: nur die Leiter der Gruppe können etwas veröffentlichen; andere Mitarbeiter können lediglich lesen.

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Direkt im Social Intranet 2.0 arbeiten dank virtueller Gruppen als Arbeitsräume

Die Einrichtung dieser Gruppen in der JaOffice Social Intranet 2.0 Software erfolgt z.B. Projektbezogen, Abteilungsbezogen, Produkt- bezogen oder Standortbezogen.

Die Arbeit in den virtuellen Gruppen einer Social Intranet 2.0 Software gelingt vor allem Abteilungs- und Standortübergreifend schneller und effizienter, weil diese “Räume” sowohl Dateien, Wissen, Kontakte und Kommunikation an einem zentralen Arbeitsort bündeln. Zudem stehen verschiedene Beitragstypen zur Verfügung:

Bekanntmachungen… sind priorisierte Inhalte, die alle Mitarbeiter betreffen, z.B. Unternehmensnews.
Offene Diskussionen… dienen zur interaktiven Team-Abstimmung über Projekte und Themen sowie zur Wissensvermittlung.
Private Nachrichten… werden ausschließlich nicht-öffentlich zwischen bestimmten Mitarbeitern versendet.
Ideen… können bewertet sowie anschließend gemeinsam mit bestimmten Kollegen entwickelt werden Umfragen… dienen zur öffentlichen Abstimmung für Projektverläufe, Unternehmensstrategien oder Entwicklungen
Events… für Terminabstimmungen und Einladungsmanagement

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Das Social Intranet 2.0 kombiniert Dokumente und Kommunikation – das beschleunigt Arbeitsprozesse wie z.B. Projekt- oder Kundenmanagement

Anders als Intranet und eMail bringt JaOffice Dokumente, Wissens- datenbanken und Informationen dorthin, wo sie am effektivsten sind: mitten in die Team-Kommunikation.

Die interne Arbeitskommunikation und das Dokument bzw. andere Inhalte werden in einer Social Intranet Software virtuell verzahnt. Mitarbeiter brauchen nicht mehr zwischen Intranet als statische Dateiablage und Kommunikationstools wie eMail zu wechseln.

Die Zusammenarbeit findet im Social Intranet in Form von Fragen / Antworten, Diskussionen oder Bewertungen kollaborativ in Echtzeit statt, ohne z.B. aufwendig einzelne eMail-Antworten zu öffnen, zu verstehen und weiterzuleiten.

Screenshot: ein Mitarbeiter stellt im Social Intranet 2.0 eine Frage mit dem Thema “Elektromotor”. Seine Kollegin, die das Thema aufgrund ihrer Projektarbeit abonniert hat, antwortet mit der passenden Datei eines anderen Kollegen.

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Das Intranet ändert sich vom statischen Ablage- zum interaktiven Arbeitsportal – Team-Zusammenarbeit an Dateien und Projekten

JaOffice ermöglicht die kollaborative Zusammenarbeit an Dokumenten, Dateien und Projekten.

Dateien und Dokumente können ins JaOffice Social Intranet 2.0 hochgeladen und versandt werden, oder die Inhalte gelangen über Kollegen- oder Themenabos von der Social Intranet Software automatisch zu relevanten Mitarbeitern.

Wird an einem Projekt gearbeitet, dass verschiedene Dateien beinhaltet, können diese miteinander verbunden werden. Mitarbeiter müssen somit nicht – wie im klassischen Intranet – mühevoll suchen, ob es weitere Dokumente und Informationen gibt, die sie ggf. übersehen.

Dokumente können in JaOffice als offiziell markiert werden und so einen Schreibschutz erhalten.

Die Versionsverfolgung ermöglicht das Prüfen und ggf. die Wieder- herstellung von Dokumenten direkt via Social Intranet Software.

Datei- und Dokumentenseiten bieten in JaOffice ein Diskussionspanel. So können mehrere Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten, sich während der Erstellung absprechen, Experten einladen etc., ohne ständig die Datei per eMail zu versenden, verschiedene neue Versionen “einzusammeln” und diese in einem Textprogramm zu prüfen.

Screenshot: ein Wiki / eine Wissensdatenbank wird erstellt und mit zwei Themen markiert. Vier Mitarbeiter erhalten über die Social Intranet 2.0 Software ihre Benachrichtigung, dass ein neues Wiki zu ihrem Thema erstellt wurde und abonnieren das Dokument. Der Autor hat das Wiki als öffentlich markiert, sodass auch seine Kollegen daran arbeiten und dieses erweitern können.

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Themen erstellen und verfolgen – mit Social Intranet 2.0 Software in Echtzeit bestens informiert sein

JaOffice ermöglicht, dass Wörter und ganze Dateien mit einem “#” als Thema markiert werden. Dieses Feature hat immensen Einfluss auf die Informationsqualität.

Mitarbeiter können in der Social Intranet 2.0 Software relevante oder wichtige Themen abonnieren. Wird etwas veröffentlicht oder aktualisiert, benachrichtigt JaOffice alle Abonnenten automatisch.

Mitarbeiter arbeiten so konzentrierter und vertrauen darauf, dass sie alles das erreicht, was wichtig ist. Auf diesem Weg reduziert die JaOffice Social Intranet 2.0 Software die Informationsflut und versorgt Mitarbeiter in Echtzeit mit Infos, Wissen, aktualisierten Dateien und Neuigkeiten.

Screenshot: ein Vertriebsmitarbeiter abonniert das Thema Elektromotor und stellt eine Frage zu diesem Thema. Alle Kollegen, die das Thema abonniert haben, erhalten eine Benachrichtigung in JaOffice und / oder per eMail, dass eine Diskussion zum Thema Elektromotor gestartet wurde.

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Adé passives, statisches Intranet – das Social Intranet 2.0 kommt mit Infos und Arbeitsupdates aktiv auf Nutzer zu

Dokumente, Informationen und Wissen gelangen über die JaOffice Social Intranet 2.0 Software via Themen- und Kollegen-Abonnements sowie über die Gruppenzugehörigkeit automatisch zum relevanten Mitarbeiter.

Wird z.B. eine Wissensdatenbank, ein Dokument oder eine andere Datei erstellt oder aktualisiert, erhalten Mitarbeiter vom Social Intranet eine automatische Benachrichtigung in ihrem JaOffice Account oder via eMail mit Intranet-Direktlink zum Inhalt. Mitarbeiter erhalten auch eine Benachrichtigung, wenn sie in einem Beitrag, einer Frage oder in einem Kommentar bzw. in einer Antwort erwähnt werden, z.B. als Produktspezialist.

Screenshot: Eingang von Benachrichtigungen für einen Mitarbeiter im Social Intranet 2.0-Portal, z.B. über die Aktualisierung einer Datei, über die Antwort auf eine Frage, über die Erwähnung des Mitarbeiters in einem Beitrag etc.

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Kontakte und Experten verwalten und finden geht per Social Intranet 2.0 Software leichter

Die JaOffice Social Intranet 2.0 Software bietet Nutzerprofile und eine Nutzersuche.

JaOffice bezieht bei der Nutzersuche nicht nur Position und Jobtitel mit ein, sondern auch erstellte Dateien, Inhalte sowie das Engagement, z.B. wer in einem Suchthema die meisten Veröffentlichungen, Antworten oder Lobe hat.

Screenshot: ein Mitarbeiter sucht im Social Intranet 2.0 nach Dokumenten, Diskussionen und Experten für Elektromotor. Die JaOffice-Suche zeigt die Experten, die zusätzlich rechts eingeblendet werden. Per Klick auf das Foto gelangt der Suchende auf das Kontaktprofil beider Kollegen und kann diese ansprechen.

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Extranets – auch mit externen Kontakten im Social Intranet 2.0 kommunizieren

In JaOffice kann das für Mitarbeiter zugängliche Intranet mit Extranets erweitert werden. Extranets sind zugriffsrechtlich eingegrenzte Kommunikationsbereiche für externe Kontakte.

In diesen Bereichen der Social Intranet 2.0 Software können Mitarbeiter mit Partnern, Lieferanten und Kunden kommunizieren, sodass diese nur auf die Infos und Dateien zugreifen können, die im Extranet freigegeben sind.

Screenshot: von einem Hauptnetzwerk aus wurden fünf Extranets als separate Kommunikationsbereiche eingerichtet, z.B. für Forschungspartner, Agenturen und Kunden.

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Talentmanagement 2.0 – Auszeichnungen für Mitarbeiter ergänzen Social Intranet 2.0 Nutzerprofile

Administratoren oder Kollegen können im Social Intranet 2.0-Portal Auszeichnungen vergeben, zum Beispiel für schnelle Antworten auf Fragen, für besonders gute Expertenleistungen oder für einen engagierten Mentor.

Die Auszeichnungen werden in jedem Nutzerprofil des Social Intranet 2.0-Portals angezeigt. Das hilft, Experten für bestimmte Themen zu identifizieren und motiviert zugleich Mitarbeiter.

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