Interne Kommunikation

Wie Unternehmen die Zusammenarbeit und die interne Kommunikation effizienter gestalten und eine moderne Arbeitsatmosphäre schaffen – JaOffice als Social Collaboration Software

Social Collaboration Software versus Intranet 1.0 und eMail

Gemeinsam besser arbeiten – durch Social Collaboration Software werden Kommunikationsbarrieren zwischen Mitarbeitern abgebaut und Verbindungen aufgebaut, die zur Aufgabenbewältigung logisch sowie leistungs- und wissensbezogen sind, statt rein hierarchisch.

JaOffice ist eine Social Collaboration Software und ein Social Intranet-Portal, mittels derer Unternehmen interne, soziale Netzwerke einrichten. In den virtuellen Abteilungs-, Projekt- oder Produktgruppen einer Social Collaboration Software findet die Kommunikation genau dort statt, wo benötigte Arbeitsressourcen, wie Dateien und Dokumente, sowie relevante Experten vereint sind. Anders gesagt – Social Collaboration Software wie JaOffice verbindet die klassische Intranet-Funktionalität mit der Team-Kommunikation, die bisher über eMail lief.

Social Collaboration Software erfüllt zwei Aufgaben: diese Tools helfen, die interne Kommunikation effektiver abzuwickeln und zu steuern, d.h. Bekanntmachungen über das Unternehmen, Events und Neuigkeiten rasch, aufmerksamkeitsstark und sympathisch an Mitarbeiter zu verbreiten. Die zweite Aufgabe von Social Collaboration Software ist, die Zusammenarbeit in Kernarbeitsprozessen zu beschleunigen, wie im Projektmanagement, Ideen- und Innovationsmanagement, Wissensmanagement, in der Teamkommunikation etc.

Bekanntmachungen vom Unternehmen an Mitarbeiter können über die JaOffice Social Intranet 2.0 Software schneller und aufmerksamkeitsstärker verbreitet werden als per Mitarbeitermagazin und eMail-Newsletter:

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Die Zusammenarbeit innerhalb von Projekten oder Abteilungen gelingt durch die zentrale und offene Teamkommunikation per Social Intranet 2.0 Software in Echtzeit leichter und schneller:


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Social Collaboration Software im Arbeitsalltag

Für welche Arbeitsprozesse Unternehmen und Mitarbeiter JaOffice einsetzen können…

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Social Collaboration – Mitarbeiter verändern sich vom Informationskonsumenten zum Informationsgestalter

Eine Social Collaboration-Umfrage der Customer Insight Group im Auftrag der New York Times unter 2.500 engagierten, betrieblichen Nutzern von Social Collaboration Software in 2014 ergab, dass sich die Kommunikationsmentalität durch das kollaborative Arbeiten verändert.

73% der befragten Nutzer von Social Collaboration Software gaben an, dass sie Informationen, die sie teilen, gründlicher und tiefgreifender verarbeiten und dass sie diese besser in Erinnerung behalten.

Dies bedeutet: durch Social Collaboration steigen die Informations- qualität und die Aufmerksamkeit für verbreitetes Wissen.

85% der Mitarbeiter sagten, dass sie die über Social Collaboration Software geteilten und kommentierten Informationen besser verstehen als rein publizierte Informationen.

Hieraus lässt sich für Unternehmen ableiten, dass der Rollenwandel des Mitarbeiters vom Informationskonsumenten zum Informations- gestalter die Informations- und Kommunikationsmentalität positiv verändert.

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Direkte Kommunikationsstrukturen einer Social Collaboration Software beschleunigen die Zusammenarbeit

JaOffice als Social Collaboration Software erzielt direkte und interaktive Beziehungen zwischen Mitarbeitern, erhöht so die Partizipation und verhilft der internen Kommunikation sowie der Zusammenarbeit zu mehr Agilität und Qualität.

73% der befragten Nutzer von Social Collaboration Software gaben an, dass sie Informationen, die sie teilen, gründlicher und tiefgreifender verarbeiten und dass sie diese besser in Erinnerung behalten.

JaOffice strukturiert Diskussionen, Dateien, Wissensdatenbanken und alle sich im Umlauf befindlichen Inhalte nach Gruppen und Themen.

Mitarbeiter können sich via Social Collaboration Software einen personalisierten Informations- und Arbeitskanal schaffen, indem sie bestimmte Kollegen, Themen, Inhalte und Dateien abonnieren.

Sobald von abonnierten Themen, Gruppen oder Kollegen etwas neu erstellt, veröffentlicht oder aktualisiert wird, Mb.

JaOffice ersetzt oder erweitert zudem klassische Intranet-Portale. Mehr zum Intranet 2.0 via Social Collaboration Software hier.

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Offen oder geschlossen kommunizieren – die JaOffice Social Collaboration Software kann beides

JaOffice als Social Collaboration Software bietet verschiedene Gruppentypen, die eine thematische sowie Organisationsbedingte Informationssicherheit in der Projekt- oder Teamkommunikation ermöglichen:

Offene Gruppen: alle Mitarbeiter des Unternehmens können dieser Gruppe beitreten und Veröffentlichungen lesen und schreiben sowie Inhalte einstellen.

Geschlossene Gruppen: zum Beitritt in die Gruppe ist eine Einladung durch den Admin erforderlich.

Geschlossene, geheime Gruppen: diese geschlossene Gruppe ist zusätzlich nicht in der öffentlichen Gruppenliste sichtbar.

Offizielle Gruppen: nur die Leiter der Gruppe können etwas veröffentlichen; andere Mitarbeiter können lediglich lesen.

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Virtuelle Gruppen als Arbeitsräume

Die Einrichtung dieser Gruppen in der JaOffice Social Collaboration Software erfolgt z.B. Projektbezogen, Abteilungsbezogen, Produkt- bezogen oder Standortbezogen.

Die Arbeit in den virtuellen Gruppen einer Social Collaboration Software gelingt vor allem Abteilungs- und Standortübergreifend schneller und effizienter, weil diese “Räume” sowohl Dateien, Wissen, Kontakte und Kommunikation an einem zentralen Arbeitsort bündeln. Zudem stehen verschiedene Beitragstypen zur Verfügung:


Bekanntmachungen… sind priorisierte Inhalte, die alle Mitarbeiter betreffen, z.B. Unternehmensnews.
Offene Diskussionen… dienen zur interaktiven Team-Abstimmung über Projekte und Themen sowie zur Wissensvermittlung.
Private Nachrichten… werden ausschließlich nicht-öffentlich zwischen bestimmten Mitarbeitern versendet.
Ideen… können bewertet sowie anschließend gemeinsam mit bestimmten Kollegen entwickelt werden
Umfragen… dienen zur öffentlichen Abstimmung für Projektverläufe, Unternehmensstrategien oder Entwicklungen
Events… für Terminabstimmungen und Einladungsmanagement

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Themen erstellen und verfolgen

JaOffice ermöglicht, dass Wörter und ganze Dateien mit einem “#” als Thema markiert werden. Dieses Feature hat immensen Einfluss auf die Informationsqualität.

Mitarbeiter können in der Social Collaboration Software relevante oder wichtige Themen abonnieren. Wird etwas veröffentlicht oder aktualisiert, benachrichtigt JaOffice alle Abonnenten automatisch.

Mitarbeiter arbeiten so konzentrierter und vertrauen darauf, dass sie alles das erreicht, was wichtig ist. Auf diesem Weg reduziert die JaOffice Social Collaboration Software die Informationsflut und versorgt Mitarbeiter in Echtzeit mit Infos, Wissen, aktualisierten Dateien und Neuigkeiten.

Screenshot: ein Vertriebsmitarbeiter abonniert das Thema Elektromotor und stellt eine Frage zu diesem Thema. Alle Kollegen, die das Thema abonniert haben, erhalten eine Benachrichtigung in JaOffice und / oder per eMail, dass eine Diskussion zum Thema Elektromotor gestartet wurde.

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Mit Social Collaboration Software automatisch up-to-date bleiben – adé Informationsflut aus der eMail

Dokumente, Informationen und Wissen gelangen in JaOffice über die Themen- und Kollegen-Abonnements sowie über die Gruppen- zugehörigkeit automatisch zum relevanten Mitarbeiter.

Wird z.B. eine Wissensdatenbank, ein Dokument oder eine andere Datei erstellt oder aktualisiert, erhalten alle relevanten Mitarbeiter eine automatische Benachrichtigung in Ihrem JaOffice Account oder via eMail. Mitarbeiter erhalten auch eine Benachrichtigung, wenn sie in einem Beitrag, einer Frage oder in einem Kommentar bzw. in einer Antwort erwähnt werden, z.B. als Produktspezialist.

Screenshot: Eingang von Benachrichtigungen für einen Mitarbeiter, z.B. über die Aktualisierung einer Datei, über die Antwort auf eine Frage, über die Erwähnung des Mitarbeiters in einem Beitrag etc.

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Social Collaboration Software vernetzt Dokumente und Kommunikation

Anders als Intranet und eMail bringt JaOffice Dokumente, Wissens- datenbanken und Informationen dorthin, wo sie am effektivsten sind: mitten in die Team-Kommunikation.

Die interne Arbeitskommunikation und das Dokument bzw. andere Inhalte werden virtuell verzahnt. Mitarbeiter brauchen nicht mehr zwischen Intranet als statische Dateiablage und Kommunika- tionstools wie eMail zu wechseln.

Die Zusammenarbeit findet in Form von Fragen / Antworten, Diskus- sionen oder Bewertungen kollaborativ in Echtzeit statt, ohne z.B. aufwendig einzelne eMail-Antworten zu öffnen, zu verstehen und weiterzuleiten.

Screenshot: ein Mitarbeiter stellt eine Frage mit dem Thema “Elektromotor”. Seine Kollegin, die das Thema aufgrund ihrer Projektarbeit abonniert hat, antwortet mit der passenden Datei eines anderen Kollegen.

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Social Collaboration Software – Team-Zusammenarbeit an Dateien und Projekten in Echtzeit

JaOffice ermöglicht die kollaborative Zusammenarbeit an Dokumenten, Dateien und Projekten ohne Intranet oder eMail.

Dateien und Dokumente können in JaOffice hochgeladen und versandt werden, oder die Inhalte gelangen durch Kollegen- oder Themenabos im Social Collaboration Portal automatisch zu relevanten Mitarbeitern.

Wird an einem Projekt gearbeitet, dass verschiedene Dateien beinhaltet, können diese miteinander verbunden werden. Mitarbeiter müssen somit nicht – wie im Intranet – mühevoll suchen, ob es weitere Dokumente und Informationen gibt.

Dokumente können in JaOffice als offiziell markiert werden und so einen Schreibschutz erhalten.

Die Versionsverfolgung ermöglicht das Prüfen und ggf. die Wieder- herstellung von Dokumenten.

Datei- und Dokumentenseiten bieten in JaOffice ein Diskussionspanel. So können mehrere Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten, sich während der Erstellung absprechen, Experten einladen etc., ohne ständig die Datei per eMail zu versenden, verschiedene neue Versionen “einzusammeln” und diese in einem Textprogramm zu prüfen.

Screenshot: ein Wiki / eine Wissensdatenbank wird erstellt und mit zwei Themen markiert. Vier Mitarbeiter erhalten die Benachrichtigung, dass ein neues Wiki zu ihrem Thema erstellt wurde und abonnieren das Dokument. Der Autor hat das Wiki als öffentlich markiert, sodass auch seine Kollegen daran arbeiten und dieses erweitern können.

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Experten finden und ihnen folgen geht per Social Collaboration Software leichter als per Intranet

JaOffice analysiert Nutzerprofile, Dokumente, Projekte, Wissensdatenbanken und Diskussionen nach relevanten Experten.

Anders als die Kontaktdatenbank im Intranet bezieht JaOffice bei der Expertensuche nicht nur Position und Jobtitel mit ein, sondern auch das Engagement, z.B. wer in einem Thema die meisten Veröffentlichungen, Antworten oder Lobe hat.

Screenshot: ein Mitarbeiter sucht nach Dokumenten, Diskussionen und Experten für Elektromotor. Die JaOffice-Suche zeigt die Experten, die zusätzlich rechts eingeblendet werden. Per Klick auf das Foto gelangt der Suchende auf das Kontaktprofil beider Kollegen und kann diese ansprechen.

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Höhere Motivation dank Social Collaboration Software – Auszeichnungen für Engagement und Teamgeist

Administratoren oder Kollegen können in der JaOffice Social Collaboration Software Auszeichnungen vergeben, zum Beispiel für schnelle Antworten auf Fragen, für besonders gute Expertenleistungen oder für einen engagierten Mentor.

Die Auszeichnungen werden in jedem Nutzerprofil angezeigt. Das hilft, Experten für bestimmte Themen zu identifizieren und motiviert zugleich Mitarbeiter.

Die Abzeichen-Funktion systematisiert zugleich das Talentmanagement. Unternehmen können auch eigene Abzeichen hochladen und mit individuellen Bedeutungen sowie Gewichtungen versehen.

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Social Collaboration in der Einarbeitungsphase – neue Mitarbeiter in die Team-Kommunikation einbinden

JaOffice als Social Collaboration Software bindet neue Mitarbeiter schneller in die Kommunikation und tiefer in Arbeitsprozesse ein als das Intranet und die eMail.

Durch die direkten, sozialen Beziehungen unter Kollegen sowie durch die offene und thematisch strukturierte Kommunikation finden sich neue Mitarbeiter schneller im Unternehmen zurecht und können sich rasch und fokussiert entwickeln bzw. einbringen.

Durch eine Social Collaboration Software wie JaOffice fühlen sich neue Mitarbeiter schnell involviert und zugehörig.

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Extranets – externe Kontakte in die Social Collaboration einbeziehen

In der JaOffice Social Collaboration Software können interne Netzwerke mit Extranets erweitert werden. Extranets sind abgeschirmte Teilbereiche für externe Kontakte. In diesen Bereichen können Mitarbeiter mit Partnern, Lieferanten und Kunden kommunizieren, sodass diese nur auf die Infos und Dateien zugreifen können, die im Extranet freigegeben sind.

Screenshot: von einem Hauptnetzwerk aus wurden fünf Extranets als separate Kommunikationsbereiche eingerichtet, z.B. für Forschungspartner, Agenturen und Kunden.

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