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Enterprise Social Networks – der Begriff

Der Begriff „Social Network“ ist allseits bekannt – von der privaten Kommunikation via Facebook und Twitter. Enterprise Social Networks sind – der Name sagt es – unternehmensinterne soziale Netzwerke, mittels deren die Kommunikation innerhalb des Unternehmens und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern erfolgt. Ein Enterprise Social Network steht für die direkte Vernetzung von Mitarbeitern in virtuellen Arbeits- oder Projektgruppen sowie für die Platzierung von Dokumenten, Dateien, Informationen und Wissen in bestimmten Themenbereichen. Für solche unternehmensinternen Netzwerke gibt es viele Namen: Social Collaboration Software und Enterprise Social Networks sind die populärsten Bezeichnungen. In manchen Unternehmen wird auch vom Social Intranet gesprochen.

Enterprise Social Network Collaboration

So unterschiedlich die Bezeichnungen sind, so eindeutig ist der Sinn und Zweck solch einer Social Software: Enterprise Social Networks helfen Unternehmen, die interne Kommunikation effektiver abzuwickeln und zu steuern, d.h. Informationen über das Unternehmen, Events und Neuigkeiten rasch, aufmerksamkeitsstark und sympathisch an Mitarbeiter zu verbreiten. Die zweite Aufgabe eines Enterprise Social Networks ist, die Zusammenarbeit und Kernarbeitsprozesse zu beschleunigen, wie das Projektmanagement, das Ideen- und Innovationsmanagement, das Wissensmanagement, die Teamkommunikation etc.

Wie ein Enterprise Social Network funktioniert

Die Funktion und der Vorteil eines Enterprise Social Networks lassen sich sowohl technisch wie auch psychologisch erklären.

Technisch funktioniert ein Enterprise Social Network im Grundprinzip wie ein privates Social Network: nach der Einrichtung von Abteilungs-, Projekt-, Produkt- oder Geobezogenen Gruppen können sich Mitarbeiter in diesen virtuellen Arbeitsräumen gegenseitig austauschen, z.B. diskutieren, gemeinsam an Dateien und Dokumenten arbeiten und diese aktualisieren, Experten für ihre Fragen finden und Informationen in Wissensdatenbanken recherchieren. Über Themen (die bekannten #-Tags) lassen sich Arbeitsinhalte im Enterprise Social Network noch feiner granulieren.

Wie ein Enterprise Social Network funktioniert

In den Gruppen eines Enterprise Social Networks findet die Kommunikation genau dort statt, wo benötigte Arbeitsressourcen, wie Dateien und Dokumente, sowie relevante Experten vereint sind.

Anders gesagt – ein Enterprise Social Network verbindet die klassische Intranet-Funktionalität mit der Team-Kommunikation, die bisher über eMail lief.

Das Problem: das eMail Postfach überflutet Mitarbeiter zu jeder Zeit auch mit den Informationen und Anfragen, die aktuell nicht relevant oder nicht dringend sind, und unterscheidet nicht zwischen interner sowie externer Kommunikation und purer Information aus Newslettern etc.

Das führt zu Stress und zu einer Unterbrechung des natürlichen Informations- und Arbeitsflusses z.B. für ein Projekt.

Im Enterprise Social Network können Mitarbeiter individuell Themen, Dokumente und Kollegen abonnieren, die für sie gerade wichtig sind. Wird im Enterprise Social Network etwas relevantes erstellt, geändert oder diskutiert, erhalten Mitarbeiter vom Enterprise Social Network automatisch eine Push-Benachrichtigung in Echtzeit, z.B. mit der neuen Version einer Datei oder mit einer Antwort auf ihre Frage. Durch diese zuverlässige Echtzeit-Information nur für relevantes reagieren Mitarbeiter im Enterprise Social Network erheblich schneller als auf eMails und auf Intranet-Aktionen.

JaOffice Abonnemnts JaOffice Notifications

Psychologisch stellt ein Enterprise Social Network die älteste und bewährteste Form von Interaktion für uns Menschen dar: seit Menschengedenken organisieren wir uns – wie heute im Enterprise Social Network - in sozialen Gruppen, um Aufgaben zu erledigen und um Probleme zu lösen. Die Organisation solcher Gruppen erfolgt dabei zweckgebunden und auf Erfolg gezielt, d.h. wer kann wen unterstützen, wer hat Wissen und Erfahrungen, die er mit anderen teilen kann, wer kann mit wem etwas aufbauen usw.

Ein Enterprise Social Network ist im betrieblichen Einsatz schlicht ein intuitives Tool: Menschen sind es, lange vor Facebook und Twitter - gewohnt, informelle soziale Netzwerke aufzubauen und integrierter Teil davon zu sein. Per Enterprise Social Network werden Kommunikationsbarrieren zwischen Mitarbeitern abgebaut und solche sozialen Verbindungen aufgebaut, die zur Aufgabenbewältigung logisch sowie leistungs- und wissensbezogen sind, statt rein hierarchisch.

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Mit einem Enterprise Social Network in Richtung Social Enterprise

Unternehmen, die ein Enterprise Social Network einsetzen, werden von der Presse Social Enterprise genannt. Der Einsatz eines Enterprise Social Networks als zentrales Portal für die interne Kommunikation ist indes kein reines Software-Thema. Ein Enterprise Social Network schafft in einem Unternehmen durch die direkten Beziehungen zwischen Mitarbeitern und durch die Team-Kommunikation in Echtzeit eine neue, offene und moderne Unternehmenskultur. Ein Enterprise Social Network erhöht die Partizipation und verhilft der internen Kommunikation sowie der Zusammenarbeit zu mehr Agilität und Qualität.

Enterprise Social Networks bedeuten eine neue Perspektive für die bestehende Unternehmenskultur. Das Ideal jedes Unternehmens sind engagierte Mitarbeiter, die sich sowohl dem Unternehmen verbunden fühlen als auch in ihrer Arbeit einen persönlichen Erfolg spüren. Zudem verfolgt jedes Unternehmen das Ziel, seine Zukunftsfähigkeit zu sichern. Die Realität indes sieht teils anders aus: zukunftsprägende Ideen von Mitarbeitern bleiben auf dem Weg durch die Hierarchie ungehört, Hilfesuchende versacken durch die zeitraubende 3-Ecken-Kommunikation zu Kollegen via eMail sprichwörtlich in offenen Fragen, Projektteilnehmer arbeiten mangels zentralisierter Projektkommunikation an längst veralteten Dateiversionen, und dank übersehener Unternehmensnews im verwaisten Intranet bemerkt kaum ein Mitarbeiter die eigentlich sensationelle Dankesbotschaft der Geschäftsleitung über das neue Umsatzrekordjahr. Alle diese Aspekte können über ein Enterprise Social Network erfolgreich und unkompliziert gesteuert werden.

Die Verbreitung von Enterprise Social Networks in deutschen Unternehmen

69% aller deutschen Groß- und Mittelstandsunternehmen werden bis 2016 auch ihre interne Kommunikation teils oder gänzlich über Enterprise Social Networks steuern. 29% haben bereits solche Kommunikationstools wie JaOffice im Einsatz. (BVDW-Studie „Enterprise 2.0 – Social Media in Unternehmen“; April 2013). Nach Prognosen der Experton Group steigen die Investitionen und Ausgaben für Social Business und damit auch für Enterprise Social Networks in Deutschland in den Jahren 2013 bis 2016 durchschnittlich um über 50 Prozent jährlich. Bisher werden Entscheidungen für Social Collaboration-Lösungen häufig noch sehr dezentral getroffen. In Zukunft werden diese Investitionen wohl stärker im strategischen und im Compliance-Kontext entschieden, da der Effekt von Enterprise Social Networks das gesamte Unternehmen betrifft; von der internen Kommunikation über das Personalwesen über Projekt- und Produktabteilungen zum Marketing und Vertrieb bis hin zur Forschung und Entwicklung, wenn es um mehr Qualität und Quantität von Ideen geht, die via Social Collaboration erstellt, diskutiert und entwickelt werden.

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Vorteil des Enterprise Social Networks
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